Archivage: appui sur la gestion et l'organisation d'un serveur d'une ONG internationale

Mission proposée par La Chaîne de l'Espoir (75)

La Chaîne de l’Espoir est une ONG internationale fondée en 1994. Elle a pour vocation de renforcer les systèmes de santé pour donner à chacun et en particulier aux enfants les mêmes chances de survie et de développement.
Nous intervenons dans 28 pays par une approche globale, centrée sur l’enfant mais également sur les mères et les communautés défavorisées :

• Prévention et dépistage dès le plus jeune âge, notamment dans le cadre de programmes de santé à l’école.
• Soin et chirurgie, afin de répondre aux besoins les plus urgents des enfants et de leurs mères.
• Formation et transferts de compétences aux équipes locales grâce à notre réseau international d’experts dans tous les domaines de la chirurgie.
• Construction et équipement de structures hospitalières adaptées aux besoins locaux.

La Chaîne de l’Espoir recherche un bénévole archiviste au sein du département Infrastructure & Biomédical pour appuyer son équipe dans la gestion et l'organisation de nos archives serveur.

Rattaché au Département Infrastructure & Biomédical, le bénévole viendra en appui aux activités du Département et contribuera au développement de ses outils.

L'accompagnement du bénévole sera assurée par la Coordinatrice technique du Département, il travaillera en étroite collaboration avec toute l’équipe du Département Infrastructure et Biomédical, les bénévoles, certains partenaires ainsi que les autres départements de la Chaîne de l’Espoir.

Activités principales
Dans ce but, le bénévole archiviste réalisera un certain nombre de missions, à savoir :

• Continuer le développement de la méthodologie de classement établie (nom des fichiers, listing de type de fichiers, arborescence de sous-dossiers, création de sous-dossiers au sein d’une arborescence commune…) du serveur pour différents dossiers : opérationnels au sein de chaque projet / pays, théoriques sur une base de données et bibliothèque, réseau, sur une base de contacts de partenaires.
• Poursuivre le catalogage de l’existant en triant, renommant et organisant les documents présents sur le serveur conformément à la méthode choisi.
• En continuation de la méthodologie établie, recueillir des documents manquants, puis les lister et les collecter auprès des partenaires, bénévoles ou au sein même de La Chaîne de l’Espoir.
• Numériser les documents papier collectés afin de faciliter leur classement sur le serveur.
• Réaliser une veille au sein du Département Infrastructure et Biomédical, sur le système de mise à jour régulière du serveur.
• Organiser des temps de formation en interne au sein du Département Infrastructure & Biomédical, dans un premier temps, et auprès des autres départements de la Chaîne de l’Espoir, dans un second temps, afin de présenter cette méthodologie et de leur donner les clés pour savoir utiliser ce serveur. Des éventuelles collaborations avec le département IT pour développer une structure sharepoint et la formation pertinente pour la gestion documentaire.
• Développer une structure Intranet et finaliser la structure Sharepoint.
• Mise à jour de Cahier de Charges sur le projet des archives.
• Mise en œuvre de l’archivage physique au sein du Département.

Parallèlement à ces missions principales, le bénévole archiviste pourrait être amené à accompagner l’équipe dans la mise à jour de la Politique documentaire, continuation des guides méthodologique technique nécessaires et l’enrichissement de la boite à outils crée.

Voir la vidéo : https://youtu.be/9dmlWoOSrvE