Secrétaire d'équipe dans une association d'aide aux personnes âgées

Mission proposée par Les Petits Frères des Pauvres Grand-Est (57)

MON RÔLE DE SECRETAIRE :

Je veille à la bonne transmission des informations.
Je suis un élément central dans l'équipe, un pilier.
J'assure la mémoire de l'équipe (archivage).

En collaboration avec l’équipe, le binôme, le.la bénévole référent.e et le.la CDS.

MES MISSIONS :

Je suis les ordres du jour de l’assemblée et du conseil d’équipe et veille à l’envoi des convocations aux participants,
Je prépare et assure la production et la diffusion des comptes rendus (ou relevés de décisions) d’assemblée et de conseil d’équipe et des réunion mensuelles. Le conseil d’équipe diffuse les décisions prises en assemblée et en conseil d’équipe, à tous les bénévoles de l’équipe, au président du conseil de région ainsi qu’au directeur de région (…)
Je veille à ce que les fiches des bénévoles, des membres actifs de l’équipe et des personnes accompagnées/accueillies soient tenus à jour sur KIOSQUE.
J'assure la correspondance officielle de l’équipe
Je gère le calendrier de l'équipe
Je délègue certaines tâches pour favoriser l"Agir collectif:
Réception et traitement du courrier et de la boite mail, classement des dossiers, communications téléphoniques, mise à jour de Kiosque.

MON TEMPS À CONSACRER

10 h par semaine maximum (missions à déléguer)
1 réunion bénévole mensuelle
1 réunion de CE tous le 2 mois
1 AE par an
Présence régulière

MES SOUTIENS

Responsable d'équipe
Le Conseil d’Equipe
L’équipe
Secrétaires d'autres équipes
Chargé(e) de communication
Le CDS

MES FORMATIONS

Formation initiales: Mes premiers pas dans mon bénévolat -Je découvre
Les modules incontournables: Le Kiosque
Formation continue: modules à la carte, journée d’échanges de pratiques, etc.