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Adjoint au responsable de la logistique

Mission proposée par AFIVAM (34)

Premier festival dédié au voyage et à l’aventure de France (43 000 festivaliers), What A Trip ! Heyme festival se déroulera du 30 septembre au 3 octobre 2021 à Montpellier pour sa cinquième édition. Festival de la culture voyage, What A Trip ! propose une série de projections-rencontres, d’expositions, de conférences, d'ateliers, de concerts ainsi qu’un village du voyage installé en plein coeur de Montpellier. 

Dans le cadre de son développement, l’AFIVAM, organisatrice est à la recherche de son bénévole responsable logistique générale. Administrateur du festival, ses missions s’étalent tout au long de l’année.

 

Logistique durant l’année :

1. Gestion de la logistique des événements organisés tout ai long de l’année :

• Afterworks Voyages (9 à 10 par an)

• Assemblée Générale

• Réunions bénévoles (3/an)

• Réunions de CA (14 par an)

• Stands sur les salons, festivals et autres événements (3 à 4 par an parmi lesquels : le salon Natur@venture, les Natural Games, l’Antigone des associations.)

 

Missions :

• Préparer la logistique de l’événement (transport, gestion des stocks de supports de communication, etc.)

• Superviser la mise en place avec l’aide des bénévoles et administrateurs

• Veiller à ce que la mise en place suive les directives et décisions validées par le conseil d’administration et/ou le pôle communication.

• Etre le lien entre le festival et les organisateurs d’événements sur lesquels nous sommes présents

 

2. Construction et entretien de mobilier / décors

• Tenir un état des lieux (inventaire) du mobilier, décors et matériel disponible

• Entretenir le matériel actuel (réparations, rénovation…)

• Programmer et encadrer la construction de nouveaux mobiliers et/ou décors par les bénévoles du festival

 

3. Etre le lien avec les lycées et CFA

• Trouver des lycées professionnels et CFA pouvant nous aider dans la mise en place d’actions (construction de mobilier, de décors, plantes …)

• Assurer une veille permanente pour trouver de nouveaux CFA écoles partenaires

• Mettre en place, en lien avec la coordination générale, des partenariats avec ces structures

• Construire les cahiers des charges nécessaires aux étudiants pour la réalisation des projets

• Gérer le suivi des projets jusqu’à la livraison

 

Logistique liée au festival

1. Etre le lien avec les différents organismes liés à la mise en place logistique de l’événement (services de la ville, de la police, de la métropole) :

• Procéder aux demandes d’autorisation, réservations de lieux et de salles 11 mois avant le festival

• Constituer les dossiers de demande et procéder aux réservations

• Constituer les dossiers liés à la commission de sécurité

• Participer aux rendez-vous et réunions de travail inter services (6 par an en moyenne)

• Assurer le lien avec la direction de la police municipale de Montpellier

 

2. Construire le plan d’implantation du festival

• En lien et en accord avec les autres pôles du festival et leurs besoins

• En lien avec les contraintes techniques imposées par :

          o La loi, 

          o La mairies

          o Les prestataires

• En lien avec les différents prestataires de l’événement

• Création des plans de masse des différents espaces de l’événement

 

3. En lien avec la coordination générale et la trésorerie :

• Monter le budget logistique prévisionnel du festival

• Après le festival : constituer le budget réel logistique de l’événement

 

4. Etre le lien avec tous les prestataires de la demande de devis au débrieffing post-événement :

• Locations de tentes et autres matériels

• Producteur de concerts / montage de scène sonorisation

• Agence de sécurité et sécurité civile Missions :

• Demandes de devis

• Validation des commandes après validations par le conseil d’administration

• Mise en place des cahiers des charges prestataires

• Mise en place des plannings

• Préparer la venue des prestataires sur l’événement (planning du montage / démontage en lien avec la police municipale)

 

5. Construction et management de l’équipe logistique

• Recrutement des bénévoles en lien avec le pôle bénévoles (pour la semaine du festival : montage du lundi au jeudi – démontage : dimanche soir et lundi)

• Gestion des plannings de montage / démontage 6. Suivi post-festival :

• Assurer le stockage du matériel après en avoir fait l’inventaire et le suivi des réparations

• Débrieffing avec les administrateurs du festival

• Débrieffing avec les parties prenantes du festival :

       o Mairie / métropole

       o Police

       o Prestataires

       o Bénévoles

 

Pour postuler, merci de nous faire parvenir votre CV et motivations à romain@watmontpellier.fr

 

Informations complémentaires

Merci de participer !

Savoir être & compétences

  • Connaissances de la gestion d'une association 
  • Aptitudes en management d'équipes 
  • De la bonne humeur 

Disponibilité demandée

2 heures par semaine + 1 réunion de 3h par mois + durée du festival

Informations clés

  • Réalisable pendant les vacances scolaires
  • Réalisable le soir
  • Réalisable le week end
  • Réalisable en groupe
  • Réalisable en journée
  • Réalisable depuis son domicile

Lieu de la mission

Réalisable à la maison

MONTPELLIER (34000)
Montpellier et ses alentours

Contacter cette association

Email

benevoles@watmontpellier.fr

Téléphone

0688913704

Qui demander ?

AUBERT Catherine

Association : AFIVAM

L’AFIVAM est la structure organisatrice du festival What A Trip ! Le festival What A Trip ! Montpellier est avant tout une histoire de passionnés qui ont décidé de partager et de faire vivre leur passion pour le voyage, l’aventure, la découverte et les relations humaines. D’une équipe de 10 fondateurs, l’association AFIVAM s’est structurée et a su s’entourer d’une équipe de bénévoles surmotivés.

 

LE FESTIVAL DE LA CULTURE VOYAGE

 

Favoriser une meilleure compréhension du monde à travers la pratique et la culture du voyage, c’est la mission que les organisateurs du festival What a Trip ! Montpellier se sont donnée en 2016 en organisant un festival fédérateur pour la communauté des voyageurs.

Voilà pourquoi chaque année, à la fin du mois de septembre, l’esplanade Charles de Gaulle de Montpellier se tranforme en bivouac géant durant 4 jours en accueillant le festival international du film de voyage et d’aventure ! Bienvenue à What A Trip !

 

LE PROJET PEDAGOGIQUE

L’association AFIVAM organise des projections pédagogiques afin de sensibiliser les plus jeunes à l’importance de l’ouverture d’esprit mais aussi de la préservation de notre environnement. 

Vous retrouverez sur cette page les outils qui vous permettront de relier le film projeté à vos programmes pédagogiques. 

Objectif : transmission

Dans le cadre des missions de l’association, des projections rencontres seront organisées en partenariat avec le département de l’Hérault, l’Académie de Montpellier, l’Education nationale et PierresVives.
Le bâtiment designé par Zaha HADID accueillera les deux projections rencontres (une le matin, l’autre l’après-midi) qui permettront à des classes de primaire, collège et lycée d’assister à une projection rencontre du film les Oeuvres du Pamir de Solidream.

Afin de lier cette projection aux différents programmes scolaires, les équipes de l’association ont rédigé un kit pédagogique à destination des professeurs.

Les films projetés au fil des éditions : 

  • 1ère édition (2017) : Solidream
  • 2ème édition (2018) : Solidream, les oeuvres du Pamir
  • 3ème édition (2019) : Le Grand Saphir
  • 4ème édition (2020) : Le Grand Saphir / Les voies de la liberté
Adresse de l'association : 428 rue Fra Angelico Résidence Françoise Giroud Bât B 34000 MONTPELLIER